LET OP: Gebruik "landscape" om af te drukken.
Uitvoeren van administratieve werkzaamheden ten behoeve van de instelling, dan wel onderdelen daarvan, binnen procedures en wet- en regelgeving, teneinde bij te dragen aan een tijdige en juiste (administratieve) verwerking en vastlegging van gegevens.
Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van een van de volgende functionarissen: - Directeur dienst - Afdelingshoofd - Teamleider
| Resultaatgebied | Kernactiviteit | Kader | Resultaat | Activiteiten |
|---|---|---|---|---|
| 01. Gegevensverwerking | Verzamelen, controleren, corrigeren, invoeren en opslaan van gegevens in administratieve systemen | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Tijdige beschikbaarheid van volledige en juiste informatie | - Controleren van te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid en parafering/autorisatie, zonodig doen van navraag respectievelijk inwinnen van aanvullende gegevens - Coderen van gegevens, uitvoeren van eenvoudige berekeningen - Inbrengen van gegevens in het (geautomatiseerde) systeem - Controleren van gegevens op juiste verwerking, (laten) uitvoeren van correcties - Opslaan/archiveren van boekingsbescheiden - Opstellen van periodieke overzichten door het genereren, bewerken en rangschikken van administratieve gegevens |
| 02. Informatieverstrekking | Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leidinggevende/afdeling en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen | Interne richtlijnen en bevoegdheden Wet- en regelgeving | Adequate overdracht van informatie, alsmede ontlasting van de leidinggevende en/of afdeling | - Beantwoorden van vragen, verschaffen van informatie - Naar de juiste personen doorverwijzen naar aanleiding van een vraag - Opzoeken van bepaalde informatie en doen van interne navraag - Opsturen van schriftelijke informatie - Contacten onderhouden met externen |
| 03. Personeelsadministratie | Verzamelen, vastleggen, beheren van en rapporteren over personeelsgegevens | Regelingen, procedures en voorschriften op het gebied van personeelsadministratie Wet- en regelgeving | Tijdige beschikbaarheid van en juist inzicht in personeelsgegevens | - Verifiëren van inputbescheiden en invoeren van personeelsgegevens in het personeelsinformatiesysteem - Verzamelen en groeperen van informatie uit (geautomatiseerde) gegevensbestanden - Administratief en secretarieel ondersteunen en begeleiden van procedures op P&O-gebied (werving en selectie, functioneringsgesprekken, ontslagformaliteiten, beoordelingen, e.d.) - Verstrekken van informatie over administratieve procedures en regelingen op P&O-gebied |
| 04. Salarisadministratie | Verwerken van gegevens met betrekking tot salarissen en uitkeringen | (In- en externe) administratieve procedures en richtlijnen Arbeidsvoorwaardelijke bepalingen Wet- en regelgeving | Tijdige en correcte verrekening en uitbetaling van salarissen en uitkeringen | - (Doen) verzamelen, controleren en verwerken van brutosalarisgegevens - Actueel houden van het bestand van vaste salaris- en inhoudinggegevens - Controleren van in- of extern uitgevoerde salarisruns op volledigheid en juistheid, (laten) uitvoeren van correcties en zorgen voor betaalbaarstelling van salarissen/uitkeringen - Boekhoudkundig verwerken van salarissen, uitkeringen en inhoudingen - Samenstellen respectievelijk verifiëren van (wettelijk) voorgeschreven overzichten en aangiften - Verstrekken van informaties over salarisberekeningen, belastingen, sociale wetten, bedrijfsregelingen aan medewerkers en externe instanties |
| 05. Studentenadministratie | Registreren, inschrijven en uitschrijven van studenten, gaststudenten, beurspromovendi en toehoorders | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen Binnen- en buitenlandse wet- en regelgeving | Adequate registratie en verwerking van aanmeldingen | - Toetsen van de toelatingseisen en toepassen van eventuele vrijstellingsregelingen, alsmede informatie opvragen over een onbekend buitenlands diploma, uitzoeken en beoordelen van door de IB-groep afgekeurde inschrijvingen - Zorgdragen voor de verwerking van beschikkingen van de examencommissie en van niet aan de instelling behaalde studieresultaten - Zorgdragen voor een tijdige melding van de inschrijvingen bij externe instanties - Uitschrijven van de procedure voor het inschrijven van studenten, toelatingseisen per opleiding, mogelijke behandeling van deficiënties en vrijstellingsregelingen. - Toekennen van coderingen aan nieuwe opleidingen in het geautomatiseerde administratieve systeem - Aanleveren van de inhoudelijke gegevens voor de vormgeving van inschrijfformulieren en documentatie voor studenten - Onderhouden van de studentenbestanden van de opleiding en studentendossiers |
| 06. Onderwijsadministratie | Verzorgen van de uitvoering van de onderwijsadministratie | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Adequate registratie en verwerking van en informatieverstrekking over onderwijsgegevens | - Leveren van administratieve ondersteuning aan docenten, waaronder de opstelling van het zalenrooster en zaalreservering, leveren van overzichten van aan het onderwijs deelnemende studenten/cursisten en administratieve verwerking van het studiemateriaal (readers, studiehandleidingen) - Verzorgen van de administratieve afhandeling van bullen - Zorgdragen voor het logistieke proces van de studiegids en informatievoorziening op de webpagina van de faculteit - Bijhouden van de studievoortgangsregistratie en de practicum- en onderwijsadministratie - Zorgdragen voor een actueel alumnibestand - Archiveren van op de werkzaamheden betrekking hebbende bescheiden - Administratieve voorbereiding en afhandeling van de examens, alsmede de archivering van alle daarbij behorende bescheiden |
| 07. Onderzoekadministratie | Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot projecten op specifieke onderzoeksgebieden | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Accurate verwerking en vastlegging van projectresultaten | - Registeren van onderzoeksgegevens - (Mede)ontwikkelen, implementeren en bewaken van systemen en procedures met betrekking tot de projectadministratie - Verzorgen van het financieel-administratief gedeelte van een onderzoeksrapportage - Maken van werkplanningen - (Laten) uitvoeren van bestelopdrachten ten behoeve van voor het onderzoek benodigde middelen en zorgen voor de administratieve verwerking hiervan |
| 08. Patiëntenadministratie | Verwerken en up-to-date houden van patiëntgegevens (mensen of dieren) | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Accurate verwerking en vastlegging van patiëntgegevens | - Verzorgen van de administratieve afwikkeling van (dieren)artsenbezoeken - Registreren en invoeren van de gegevens vermeld op de visitebrief - Bijhouden archief van visitebrieven |
| 09. Huisvestings- en vastgoedadministratie | Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot huisvesting, locatiebeheer en vastgoed | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Adequate informatievoorziening, vastlegging en verantwoording | - Administratief beheren van overeenkomsten ten behoeve van de instelling of faculteit(en) op het gebied van huisvesting en facilitaire zaken - Uitvoeren van en toezien op een adequaat administratief locatiebeheer - Administratief beheren van nieuwbouw en andere investeringsprojecten |
| 10. Inkoopadministratie | Verrichten van administratieve werkzaamheden met betrekking tot orders of van ingekomen goederen en/of producten en bijbehorende facturen | Standaardformulieren en werkinstructies | Tijdige en juiste verwerking en vastlegging van inkoopgegevens | - Verwerken van geplaatste en geleverde orders - Verschaffen van inlichtingen over de voortgang van lopende bestellingen - Verifiëren van facturen en overleggen met leverancier bij afwijkingen - Bijhouden van een artikeldocumentatie - Bijhouden van een contractenregister |
| 11. Crediteurenadministratie | Controleren, verwerken en betaalbaarstellen van ontvangen facturen en declaraties | Administratieve procedures, voorschriften en bepalingen/regelgeving ten aanzien van liquiditeitsbegroting en -positie en kredietfaciliteiten | Correcte en optimale creditering en betaalbaarstelling van facturen | - Controleren van te betalen facturen en declaraties op volledigheid en juistheid, achterhalen en corrigeren van verschillen en onjuistheden - Bepalen welke facturen en declaraties betaalbaar gesteld respectievelijk opgehouden dienen te worden, rekening houdend met liquiditeitsbegroting en -positie - Oplossen van verschillen en behandelen van betalingsherinneringen met crediteuren binnen de toegekende bevoegdheden respectievelijk in overleg met leidinggevende - Voorbereiden en (mede)uitvoeren van de boekhoudkundige verwerking van inkoopfacturen |
| 12. Debiteurenadministratie | Controleren, verwerken en bevorderen van de betaling van facturen voor geleverde diensten | Administratieve procedures, voorschriften en bepalingen/regelgeving ten aanzien van krediettermijnen en -politiek | Correcte en zo optimaal mogelijke inning van betalingen | - Aanmaken en boeken van (verkoop)facturen/doorberekeningen - Vergelijken van betalingen met factuurbedragen en achterhalen en oplossen van verschillen - Verwerken van betalingen in de debiteuren- en grootboekadministratie - Bewaken van het verloop van debiteurensaldi, vaststellen van termijnoverschrijdingen en bevorderen dat overschrijdingen van de krediettermijn tot een minimum worden beperkt - Manen van debiteuren conform procedures, inschakelen van incassobureau in overleg met leidinggevende - Nagaan van de kredietwaardigheid van nieuwe en bestaande relaties en hierover adviseren |
| 13. Voorraadadministratie | Administratief beheren van voorraden | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Tijdige en volledige beschikbaarheid van gegevens en minimalisatie van voorraadverschillen | - Controleren van bestelorders en facturen - Signaleren van verschillen en manco's en overleggen met leveranciers - Verwerken van voorraadmutaties - (Doen) uitvoeren van voorraadcontroles, analyseren van verschillen en uitvoeren van correcties - Aangeven/vaststellen van minimum en maximum voorraad- en bestelhoogtes in overleg met inkoop en chef |
| 14. Liquiditeitenbeheer | Beheren van liquiditeiten | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Tijdige en correcte afhandeling en verantwoording van geldbetalingen en geldontvangsten | - Op peil houden van een optimale voorraad geldmiddelen - Doen van betalingen en ontvangen van gelden - Coderen en boeken van ontvangsten en uitgaven in het kasboek en bankboek - Regelen en uitvoeren van geld-/waardetransporten - Boeken en coderen van ontvangsten en uitgaven in het kasboek - Beheren van de kluis |
| 15. Vaste activa | Administreren van vaste activa | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Juist, tijdig en volledig inzicht met betrekking tot de vaste activa | - Controleren van aanvragen van kapitaalgoederen op opname/reservering in het budget en registreren van ingediende en goedgekeurde investeringsaanvragen - Berekenen van afschrijvingen en boekwaarden, desinvesteringsbijtellingen, afschrijvingen en rentekosten - Controleren van orders op aanwezigheid van projectgoedkeuring en controleren van facturen op overeenstemming met order- en klantgegevens - Opstellen van journaalposten en opmaken van specificaties bij de jaarrekening - Verzorgen van rapportages, grafieken en overzichten omtrent de stand van zaken ten opzichte van het budget |
| 16. Grootboek | Beheren van grootboekrekeningen | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Tijdig en juist inzicht in en verantwoording over baten, lasten en resultaten | - Bijhouden van dagboeken en grootboekrekeningen aan de hand van financiële bescheiden - Bijhouden van subgrootboeken, waaronder debiteuren, crediteuren, voorraden en vaste activa - Afsluiten van grootboekrekeningen en samenstellen van balans en resultatenrekening - Verwerken van transitorische posten en voorzieningen |
| 17. Functioneel applicatiebeheer | Monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van ICT-producten, alsmede uitvoeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen | Gestelde eisen en normen Procedures en/of werkinstructies Administratieve systemen | Optimaal functionerende ICT-producten | - Diagnosticeren en analyseren van problemen in het functioneren van ICT-producten - Opstellen van voorstellen voor wijzigingen in ICT-producten - Ontwerpen en realiseren van structurele aanpassingen in ICT-producten - Uitvoeren van wijzigingen, onderhoudsprocedures en productieschema’s - Testen van de wijzigingen aan bijgestelde eisen |
Beslissingsregels niet gevonden!
 Administratief medewerker6EN.pdf | Administratief medewerker6.pdf |