LET OP: Gebruik "landscape" om af te drukken.
Voorbereiden, analyseren, ontwerpen, ontwikkelen, beheren en evalueren van procedures en inrichting van het administratieve proces en interne controles, rekening houdend met de richtlijnen en procedures, teneinde een optimale inrichting en functioneren van de administratieve processen en systemen te bewerkstelligen.
Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van een van de volgende functionarissen: - Directeur bedrijfsvoering - Directeur dienst - Beleidsdirecteur - Afdelingshoofd
| Resultaatgebied | Kernactiviteit | Kader | Resultaat | Activiteiten |
|---|---|---|---|---|
| 01. Inventarisatie en analyse | Analyseren van administratieve processen en de administratieve organisatie | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Voorstellen, gericht op optimalisering van bestaande administratieve processen en organisatie | - Inventariseren en analyseren van vanuit de organisatie en gebruikers geformuleerde wensen en eisen met betrekking tot administratieve processen, systemen, werkwijzen en procedures - Uitvoeren van analyses en aangeven van mogelijkheden tot optimalisatie van processen, systemen, werkwijzen en procedures - Opstellen van randvoorwaarden bij het ontwerpen en invoeren van processen, systemen, werkwijzen en procedures - Signaleren en analyseren van nieuwe ontwikkelingen die consequenties hebben voor de administratieve organisatie en hierover adviseren aan direct leidinggevende |
| 02. Ontwerp | Ontwerpen en beschrijven van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures naar aanleiding van gesignaleerde mogelijkheden | Administratieve procedures en richtlijnen Administratieve systemen | Optimalisatie van administratieve processen, werkwijzen en procedures | - Ontwerpen en beschrijven van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen, werkwijzen en procedures - Adviseren over, opzetten, inrichten en onderhouden van handboeken en documentatie met betrekking tot de administratieve informatievoorziening - Doen van voorstellen ter verbetering en beoordelen van de aanpassingen van de administratieve organisatie die door het lijnmanagement zijn voorgesteld |
| 03. Rapportage | Rapporteren inzake de bevindingen met betrekking tot de doelmatig-heid van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures | Administratieve procedures Afspraken met management | Inzicht in de stand van zaken en de kansen en risico’s ten aanzien van procesgangen in de administratieve organisatie, alsmede input voor het nemen van beslissingen ter verbetering van de beheersbaarheid van processen | - Analyseren van de informatiebehoefte - Analyseren en interpreteren van gegevens en informatie - Beoordelen van de aanpassingen van de administratieve organisatie - Doen van voorstellen ter verbetering ten aanzien van administratieve processen en systemen - Opstellen van rapportages met stuurinformatie |
| 04. Testen en evalueren | Testen van nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures | Functionele specificaties Overeengekomen richtlijnen en procedures | Inzicht in functionaliteit en doelmatigheid van nieuwe of verbeterde processen en gewenste bijstellingen | - Opstellen van tests - Controleren en evalueren van testresultaten - Signaleren van onvolkomenheden bij nieuwe administratieve processen en procedures en doen van voorstellen tot wijziging van de functionaliteit - Accepteren nieuwe en/of verbeterde administratieve processen en procedures |
| 05. Informatiebeveiliging | Adviseren over en uitwerken van procedures en richtlijnen voor informatiebeveiliging | Informatiebeveiligingsbeleid van de instelling of faculteit(en) Administratieve systemen | Betrouwbare en integere informatieverwerking en -voorziening | - Volgen van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging - Verkennen en afstemmen van mogelijkheden en randvoorwaarden voor optimalisatie in overleg met intern belanghebbenden, waaronder management en IT-specialisten en doen van voorstellen tot verbetering - Opzetten van procedures en richtlijnen met betrekking tot de informatiebeveiliging, waaronder een autorisatiestructuur - Verzorgen van documentatie en informatieoverdracht met betrekking tot beveiligingsaspecten |
| 06. Procescontrole en beheer | Monitoren, bewaken en analyseren van de werking en functionaliteit van geautomatiseerde administratieve processen, gericht op administratie, alsmede uitvoeren van de nodige preventieve en correctieve maatregelen | Gestelde eisen en normen Procedures en/of werkinstructies | Optimaal functionerende geautomatiseerde processen | - Analyseren van problemen in het functioneren van ICT-producten - Doen van voorstellen inzake aanpassingen in administratieve systemen - Beantwoorden van inhoudelijke vragen - Onderhouden van contacten met IT ondersteundende afdelingen |
| 07. Projecten | Aansturen van dan wel participeren in projecten | Opdrachtspecificaties Eigen discipline/vakgebied | Efficiënt en effectief gerealiseerde projectdoelstellingen | - Formuleren van projectdoelstellingen en opzetten van een projectstructuur en -planning - Aansturen en coördineren van de projectuitvoering - Communiceren over en draagvlak creëren voor het project - Verslag uitbrengen van de voortgang van projectuitvoering en evalueren van de eindresultaten na afgesproken periode(s) - Zorgdragen voor afstemming van het project met andere werkterreinen |
Beslissingsregels niet gevonden!
 Medewerker administratieve processen en systemen5EN.pdf | Medewerker administratieve processen en systemen5.pdf |